Thiết kế chương trình lên kịch bản sự kiện

Để có được một buổi sự kiện thành công cần sự đóng góp công sức của rất nhiều người, đơn vị tham gia từ đội ngũ PG, lễ tân, Mc, ánh sáng sân khấu ... và sự sáng tạo trong kịch bản là không thể thiếu.

Ý tưởng chương trình tổ chức luôn là điều làm cho những đơn vị sự kiện phải suy nghĩ, sự sáng tạo luôn là yếu tố tạo nên bất ngờ và sự thành công của buổi sự kiện. Đơn vị tổ chức lên chương trình luôn phải cân nhắc giữa nhiều lựa chọn khác nhau cần phải ráp nối chúng lại thành sự xuyên suốt trong buổi sự kiện. Kết hợp những ý tưởng độc lạ mới mẻ để mang lại những cảm xúc tích cực từ khách hàng.

Sự sáng tạo luôn là điều cần thiết trong bất kỳ một kịch bản chương trình sự kiện nào, đầu óc tư duy và tí tưởng tượng phong phú để có thể hình dung được sự kiện chạy như thế nào để từ đó đưa ra những ý tưởng thiết thực và độc đáo. Dù ý tưởng có tốt đến đâu nhưng không truyền đạt được cũng là điều vô ích.

Chúng tôi Công ty Sự kiện và Truyền Thông Tín Phát là đơn vị với hơn 10 năm kinh nghiệm đã tổ chức rất nhiều các buổi sự kiện cho nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau sẽ luôn là đối tác tin cậy cho doanh nghiệp của bạn.

Thiết kế chương trình kịch bản sự kiện là bước đầu tiên và là khâu quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của bất kỳ một chương trình sự kiện nào. Một chương trình sự kiện được chuẩn bị tốt từ kịch bản, nội dung hoàn chỉnh không những mang lại hiệu quả cao mà còn tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Bởi vậy công đoạn thiết kế kịch bản chương trình luôn được coi trọng và ưu tiên tập trung xây dựng hoàn thiện trước tiên.

Vai trò quan trọng của ý tưởng kịch bản chương trình

Kịch bản sự kiện luôn được coi là bộ khung xương sống của mọi chương trình. Bộ khung càng chắc chắn, càng chi tiết bao nhiêu thì độ rủi ro, tại nạn xảy ra càng giảm xuống bấy nhiêu.

Dựa vào mỗi hình thức của sự kiện như khánh thánh, khởi công, ra mắt sản phẩm họp báo, kỷ niệm thành lập, sự kiện nội bộ ... mà có những khưng kịch bản chương trình dành riêng để phù hợp.

Một chương trình hay, cuốn hút người tham dự sẽ tạo nên những thiện cảm với khách hàng. Vấn đề chuẩn bị luôn đóng vai trò quan trọng tạo ra bản sắc của doanh nghiệp, truyền tải thông điệp rõ ràng chính xác đến người nghe, khẳng định được thương hiệu qua buổi sự kiện.

Công ty Sự kiện và Truyền Thông Tín Phát  sẽ giúp bạn hoàn thành được những mục tiêu trên với những bộ kịch bản độc đáo mới lạ từ những bộ óc sáng tạo của chúng tôi.

Việc đầu tiên trong thiết kế chương trình sự kiện chính là lên một ý tưởng tổ chức phù hợp mà không gây nhàm chán. Các sự kiện diễn ra đều có mục đích quảng bá cho thương hiệu, bởi thế nên chương trình cần tạo sự ấn tượng với khách hàng.

Ý tưởng mới lạ luôn là sự khác biệt. Sự mới mẻ trong kịch bản sẽ tạo nên sự thu hút từ khách mời. Hầu hết các kịch bản chương trình hiện nay đều theo một form chung và với những vị khách mời đã đi dự nhiều sự kiện tương tự đã có thể nắm bắt được chương trình sẽ diễn ra như thế nào.

Kịch bản mới lạ và độc đáo sẽ mang lại sự hấp dẫn đến từ người xem

Ý tưởng tổ chức đã có, việc tiếp theo là cần phải lên một chương trình chi tiết cho buổi sự kiện. Dựa vào những hạng mục, số liệu, mục đích và thông điệp mà ta xây dựng lên một chương trình kịch bản chi tiết phù hợp. Các hạng mục lớn nhỏ, khâu chuẩn bị âm thanh ánh sáng, MC, cách truyền tải thông diệp. Từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, từ khi bắt đầu khai mạc đến khi bế mạc chương trình.

Quản lý rủi ro từ khâu lên kịch bản

Một kịch bản chương trình đầy đủ không thể thiếu được việc quản lý rủi ro. Bởi bạn sẽ không thể biết được rủi ro xảy ra lúc nào. Nhà tổ chức cần phải đánh giá và lên trước các phương án có thể bù đắp được khi sự cố xảy ra liên quan đến nhân sự, trang thiết bi ....

Khi chương trình bắt đầu sẽ không thể tạm dừng cho nhà tổ chức xử lý sự cố được. Chương trình cần phải liên tục và liên tục. Trong kịch bản chương trình cần có những phương án thay thế, bao quát được những rủi ro tiềm tàng nguy cơ cao có thể xảy ra. Khi đã lường trước được những điều này thì khi sự cố có thực sự xảy ra cũng không cần quá lo ngại.

Kịch bản chương trình sự kiện nhân tố quan trọng đóng góp vào sự thành công

Kịch bản sự kiện là xương sống trong mỗi một sự kiện diễn ra

Chi tiết từng loại hình kịch bản

Mỗi kịch bản cũng chia làm 2 loại là kịch bản event chi tiết và kịch bản tổng quát. Kịch bản chi tiết hay còn gọi là kịch bản MC, đây làkịch bản cho MC và phần phân công nhiệm vụ cho đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện. Kịch bản tổng quát là là kịch bản để bao quát tất cả các công việc chung trong một chương trình, phía khách hàng sẽ dùng kịch bản này để họ tiện trong việc quản lý lịch trình sự kiện hoặc điều hành bộ phận âm thanh ánh sáng một cách tốt nhất.

Kịch bản sự kiện càng chi tiết càng dễ triển khai và hạn chế thiếu sót

Phải phân ra làm 2 kịch bản là vì phần kịch bản chi tiết thường chỉ sử dụng cho MC dẫn chương trình và bộ phận nội bộ, tránh để những bộ phận không liên quan nắm bắt được nội dung hoặc kịch bản của sự kiện, đây là vấn đề bảo mật tuyệt đối của một số công ty.

Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm

Với kịch bản này, bạn có thể chia theo các nội dung như sau: số thứ tự, thời gian, nội dung, âm thanh, ánh sáng, chi tiết. Phần ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng: âm thanh - ánh sáng, chụp hình - quay phim để họ nắm được tổng quát của chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và phụ trách đối với đội ngũ chạy chương trình.

Kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị

Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương

Kịch bản sự kiện động thổ, khai trương, khánh thành

Tương tự như event ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì những hạng mục về ánh sáng gần như không cần thiết.

Sự kiện truyền hình trực tiếp

Truyền hình trực tiếp thì yêu cầu độ chính xác phải được tính bằng giây nên ngoài việc viết nội dung phải cực kì chi tiết thì những hạng mục cũng phải được phân bổ một cách chi tiết nhiệm vụ của từng người.

Sự kiện dài ngày

Với sự kiện này, bạn cũng nên sử dụng 2 kịch bản, một kịch bản chi tiết và một kịch bản tổng thể. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược cho sự kiện.

Kịch bản sự kiện rõ ràng sẽ giúp cho sự kiện diễn ra luôn được trôi chảy

Kịch bản này để quản lý những hoạt động chính trong ngày và gửi tới khách hàng để họ có thể nắm được nội dung và lịch trình sự kiện.

Viết kịch bảng càng cụ thể, khoa học thì khi chạy chương trình luôn có sự trôi chảy và không bị cuống với các thiếu sót ngoài ý muốn.
Kịch bản chi tiết bao gồm: thời gian, số thứ tự, nội dung, chi tiết, ghi chú, phụ trách, trạng thái. Kịch bản này sử dụng trong nội bộ và từng phần cần có người phụ trách rõ ràng để nắm bắt được trạng thái công việc (đã hoàn thành hay chưa) giúp cho việc điều phối một cách dễ dàng hơn. Để bạn dễ hình dung hơn trong việc viết kịch bản sự kiện thì dưới đây chúng tôi sẽ có một ví dụ nhỏ về tổ chức sự kiện sinh nhật.

Nội dung tổ chức một sự kiện sinh nhật

Nội dung chi tiết của kịch bản bao gồm 

- Địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật

- Thời gian tổ chức sự kiện

- Danh sách khách mời dự sinh nhật

- Phân chia rõ ràng nhiệm vụ công việc từng người

- Chuẩn vị những vật dụng cần thiết (về âm thanh, ánh sáng, đồ vật trang trí…)

- Lên trước 1 đến 2 phương án dự phòng.

Nội dung tổng thể bao gồm những công việc chung như địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra sự kiện, danh sách khách mời, vật dụng cần thiết.

Tùy tính chất của mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản sao cho phù hợp

Tùy tính chất của mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản sao cho phù hợp. Tuy nhiên, trong kịch bản phải thể hiện được nội dụng càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, cân đối thời lượng chương trình sao cho phù hợp, tránh để thiếu hoặc thừa thời gian. Viết kịch bảng càng cụ thể, khoa học bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu. Bây giờ bạn chỉ việc bám sát và chạy chương trình mà thôi.

Bạn còn thắc mắc về quy trình, sự sắp xếp hay các hạng mục trong từng loại kịch bản cho các loại hình sự kiện khác nhau, hãy liên hệ với chúng tôi, Tổ Chức Sự Kiện Tín Phát sẽ tư vấn và cho đưa cho bạn kịch bản tiến hành chi tiết nhất.

CÔNG TY TNHH SỰ KIỆN & TRUYỀN THÔNG TÍN PHÁT
Trụ sở: Phòng 2803 - G3, Vinhomes Green Bay Mễ Trì. Số 7, Đại lộ Thăng Long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam.
Website: https://tinphat.com.vnâm
Hotline: 0243.7970.035 / 0243.2242.902
Email: event@tinphat.com.vn