A-Tổ chức sự kiện event ngoài trời

Bạn đang tìm một đơn vị tổ chức event ngoài trời chuyên nghiệp? Bạn đang băn khoăn không biết nên tổ chức sự kiện ngoài trời như thế nào? Chương trình ra sao? Nhân sự có đủ không? Chương trình có hấp dẫn người xem không? Tất cả sẽ được trả lời trong bài viết này.

Đơn vị chuyên tổ chức sự kiện event ngoài trời uy tín

Tổ chức event ngoài trời là hoạt động lên kế hoạch, tổ chức, và sắp xếp những sự kiện chương trình được tổ chức ngoài trời cụ thể và rõ ràng từ khi bắt đầu cho đến khi nó kết thúc, bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, phân chia công việc và thực hiện. 

Tại sao tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành một xu hướng?

Sự kiện được tổ chức chủ yếu nhằm quảng bá, truyền thông một vấn đề gì đó tới công chúng. Những thông điệp, những sản phẩm, danh tiếng hay cả những con người của tổ chức cần được mọi người biết đến và hiểu rõ. Nhưng khi tổ chức sự kiện trong một không gian vừa đủ trong phòng kín, trong một khu vực có diện tích nhỏ, thì sức lan tỏa của nó chưa lớn. Bởi vậy mà tổ chức sự kiện ngoài trời ra đời và nhanh chóng được các doanh nghiệp, tập thể yêu thích và ưa chuộng. 

Những chương trình ngoài trời với quy mô lớn, sức chứa lớn gấp nhiều lần so với những chương trình được tổ chức trong nhà, sức lan tỏa cũng như khả năng truyền thông của sự kiện là vô cùng lớn và cực kỳ mạnh mẽ. Những chương trình tổ chức event ngoài trời thường được đặt ở những địa điểm rộng lớn, có sức chứa lớn và dễ đi lại, nơi có thể thu hút đông đảo người tham gia. Địa điểm gần các trường đại học, nơi có đông các bạn trẻ, sinh viên luôn là một điểm cực kỳ thu hút các event tổ chức. Sức nóng, sức lan tỏa cũng như khả năng truyền thông của sự kiện sẽ được nhân lên rất nhiều và rất nhanh.

Giai đoạn chuẩn bị tổ chức event ngoài trời

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời là như thế nào?

Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời luôn có 3 khâu thực hiện: chuẩn bị, thực hiện và kết thúc.

Giai đoạn chuẩn bị là thời gian quyết định xem quy mô cũng như chất lượng của buổi tổ chức event ngoài trời đó như thế nào. Giai đoạn này cần lên kế hoạch một cách chi tiết và cẩn thận từ những chi tiết nhỏ nhặt nhất. Mỗi chi tiết trong kế hoạch cần được thực hiện một cách chỉn chu, tránh những sai sót vô tình xảy ra, khiến buổi event trở nên không hoàn hảo cũng như có những sự cố đáng tiếc. Không chỉ phân chia công việc cụ thể, nhân sự cho công việc cũng cần được phân chia và đặt trách nhiệm cụ thể, rõ ràng. Đây chính là yếu tố giúp những người thực hiện trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời có trách nhiệm và thực hiện được tối đa năng lực của mình.

Giai đoạn thực hiện là giai đoạn thực hành hóa những ý tưởng cũng như những kế hoạch của phần chuẩn bị. Cần đảm bảo tuân thủ những yêu cầu, quy định trong quá trình chuẩn bị để không xảy ra một sai sót đáng tiếc nào, khiến cho buổi event có những vết sạn không đáng có. 

Giai đoạn kết thúc là giai đoạn dọn dẹp và thu gọn những phần đã thực hiện ở xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời. Nhanh chóng thu gom những thiết bị trên sân khấu, trên khán đài, những dụng cụ và vật dụng phụ kiện phụ trợ, và trả lại cho khu vực tổ chức event một không gian đúng như ban đầu nó có. Đặc biệt là việc dọn rác thải sạch sẽ, là một yếu tố đặc biệt đảm bảo một sự kiện ngoài trời thành công và đạt được khả năng truyền thông tốt.

Quang cảnh sau giai đoạn chuẩn bị chương trình ngoài trời

Một số lưu ý khi tổ chức event ngoài trời

Bãi giữ xe: đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Khi không có định hướng địa điểm đặt bãi đỗ xe từ trước thì sẽ gây ra sự lộn xộn, chen lấn cũng như chèn ép những người tham dự, gây ảnh hưởng xấu đến công tác tổ chức cũng như danh tiếng của doanh nghiệp.

Cách trang trí: Tùy theo phong cách cũng như đối thượng tham gia tổ chức sự kiện ngoài trời mà có những cách trang trí cho phù hợp. Những sự kiện mang tính trang trọng cao hoặc lịch sự thì cần trang trí những phụ kiện phù hợp như hoa, bóng bay, bannner,... Những sự kiện mang tính giải trí cao thì cần có những màu sắc đẹp mắt, phụ kiện được trang hoàng hấp dẫn để thu hút người tham dự. 

Địa điểm tổ chức dự phòng sự cố: Đây là một yếu tố đặc biệt cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời. Để đề phòng thời tiết xấu, ảnh hưởng đến chất lượng buổi event, một địa điểm tổ chức dự phòng sẽ thực sự cần thiết và quan trọng.

Vệ sinh và an ninh: Hai yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới những người tham dự event. Việc ăn uống đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm là một điều cần thiết và cực kỳ quan trọng cho bất cứ buổi tiệc nào. Chắc chắn bạn không muốn buổi tiệc tổ chức lại có những vị khách có vấn đề về sức khỏe sau khi ăn uống tại bữa tiệc rồi chứ? Không chỉ vậy, vấn đề an ninh trật tự luôn là một yếu tố cần được đảm bảo khi tổ chức sự kiện ngoài trời do có rất nhiều thành phần người tham dự, sự phức tạp là tương đối lớn. Do vậy cần có lực lượng bảo vệ đảm bảo an toàn cho chương trình.

Công tác chuẩn bị hậu kỳ của event ngoài trời

Đơn vị tổ chức event sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và uy tín

Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy tìm đến một địa chỉ tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp và uy tín. Tín Phát luôn tự hào đem đến cho quý khách hàng những buổi tổ chức chương trình ngoài trời chất lượng và thành công nhất. Với đội ngũ nhân viên kinh nghiệm, giàu nhiệt huyết với nghề và tinh thần làm việc trách nhiệm, chúng tôi luôn cam kết đem lại những giá trị cao nhất cho quý khách hàng khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của chúng tôi. 

Một số dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời chúng tôi cung cấp: 

- Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp;

- Trang trí khu vực tổ chức và diễn ra buổi event;

- Nhân sự phục vụ buổi event như lễ tân, MC, nhân viên hậu kỳ,...

- Tổ chức toàn bộ buổi event cho doanh nghiệp.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ với chúng tôi

Công ty TNHH Sự kiện & Truyền thông Tín Phát
Địa chỉ : Phòng 2803 - Tòa nhà Văn phòng G3, KĐT Vinhomes Green Bay 
Số 07, Đại lộ Thăng long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà nội, Việt nam.
Tel : 84- 24 - 37970035/ 322 42902  – Hotline : 0912398171
Email : event@tinphat.com.vn
Website: https://tinphat.com.vn – congtytochucsukien.vn