Cần lưu ý gì để tổ chức sự kiện thành công?

Để tổ chức sự sự kiện thành công, đòi hỏi đơn vị tổ chức sự kiện phải chi tiết, tỷ mỉ trong từng công đoạn tổ chức. Bởi chỉ cần một vấn đề nhỏ nhặt, không cẩn thận cũng có thể khiến sự kiện bị phá hỏng.

Dưới đây là một vài lưu ý khi tổ chức sự kiện mà Tín Phát đã tự rút ra sau rất nhiều sự kiện đã tổ chức trong 20 năm qua:

1. Sự thấu hiểu giữa công ty tổ chức sự kiện và bên thuê tổ chức sự kiện

Sự thấu hiểu hay nói cách khác là sự kết nối giữa công ty tổ chức sự kiện và bên thuê tổ chức sự kiện là điều vô cùng quan trọng để tổ chức sự kiện thành công.

Công ty tổ chức sự kiện cần phải hiểu được mong muốn của bên thuê tổ chức sự kiện là gì, mục đích của sự kiện là gì, từ đó đưa ra những tư vấn hợp lý nhất. Bên thuê tổ chức sự kiện cũng cần phải hỗ trợ, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để sự kiện có thể gây được ấn tượng với đúng đối đối tượng tiếp nhận.

2. Kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải có sự tỉ mỉ, chi tiết trong từng công đoạn

Từng công đoạn trong tổ chức sự kiện cần phải được tính toán kỹ lưỡng, bám sát mục đích, yêu cầu của sự kiện. Kế hoạch cần phải tỉ mỉ từ công việc sắp xếp chỗ đứng của MC, chỗ ngồi của khách mời, thời gian của từng hạng mục sự kiện, trang trí sự kiện... Cần có nhiều phương án khác nhau để phòng ngừa rủi ro

3. Nhân sự

Vấn đề về nhân sự cũng là một trong những những vấn đề đáng lưu ý khi tổ chức sự kiện. Nhân sự có tốt thì sự kiện mới diễn ra suôn sẻ. Hệ thống nhân sự ở đây chính là nội bộ, phòng ban, cộng tác viên, outsource,…

4. Địa điểm tổ chức sự kiện

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, nên chọn các địa điểm ở trung tâm thành phố hoặc ở vị trí thuận lợi cho đối tượng tiếp nhận. Ngoài ra, địa điểm tổ chức sự kiện cần phải có cơ sở vật chất, an ninh đảm bảo; dịch vụ tốt; nhân viên chuyên nghiệp,...

Ngoài ra, các vấn đề về sức chứa, tình hình thời tiết trong ngày tổ chức sự kiện cũng là những vấn đề đáng lưu tâm. 

5. Hợp tác đối với đơn vị thuê ngoài

Khi tổ chức sự kiện, bạn cũng có thể hợp tác hoặc thuê ngoài một số đơn vị như F&B, thợ ảnh, quay phim,… Vì thế, bạn cần quan tâm tới các đơn vị này để phối hợp sao cho đồng bộ. Bạn nên thống nhất trước với họ về giờ giấc, vị trí, cách thức hoạt động ra sao cho thuận tiện nhất. Cần ký hợp đồng trước với các đơn vị này để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh tình trạng đến giờ mà chẳng thấy đâu, khi lỗi, hỏng không có ai chịu trách nhiệm.

Với các lưu ý trên, sẽ rất khó khăn cho doanh nghiệp nếu tự tổ chức sự kiện. Công ty sự kiện và truyền thông Tín Phát chính là một sự lựa chon tuyệt vời giúp bạn giải quyết được những lo lắng này và tổ chức sự kiện thành công.

*** Nếu bạn đang cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo thông tin sau:

Công ty TNHH Sự kiện & Truyền thông Tín Phát
Địa chỉ : Phòng 2803 - Tòa nhà Văn phòng G3, KĐT Vinhomes Green Bay 
Số 07, Đại lộ Thăng long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà nội, Việt nam.
Tel : 84- 24 - 37970035/ 322 42902  – Hotline : 0912398171
 Email : event@tinphat.com.vn
Web: https://tinphat.com.vn – congtytochucsukien.vn