Chia sẻ kinh nghiệm cần biết tổ chức sự kiện doanh nghiệp

Tổ chức event, sự kiện doanh nghiệp chính là công việc quảng bá tên tuổi, thương hiệu cùng với sản phẩm của công ty thông quá các sự kiện, event.

Là cơ hội để cho các doanh nghiệp có thể gặp gỡ và trao đổi cũng như là giao lưu với đối tác hay những cơ quan công quyền, cơ quan truyền thông và sẽ giúp thúc đẩy,tăng cường được những mối quan hệ có lợi dành cho công ty.

Là người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời...để cho họ biết được thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối.

>>> Xem thêm: Các loại hình tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp

Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sự kiện doanh nghiệp sẽ bắt đầu bằng con số không, khiến sự kiện không mang lại hiệu quả mà còn dẫn tới là mờ nhạt hình ảnh công ty không gây được sự chú ý quan tâm của khách hàng đến công ty, doanh nghiệp.

Làm thế nào để sự kiện thành công và ghi được dấu ấn đến những khách hàng đến tham gia để mang lại hiệu quả quảng bá thương hiệu cho công ty không phải là điều dễ dàng.

Trong bài viết dưới đây, tinphat.com.vn sẽ tổng hợp và chia sẻ đến các bạn một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thực tế mà nhiều người trong quá trình hoạt động đã gặp phải, qua đây các bạn có thể rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình:

Những lưu ý cần biết trong tổ chức sự kiện 

Khi tổ chức một chương trình sự kiện doanh nghiệp, người làm tổ chức chương trình sự kiện cần phải có những kinh nghiệm cơ bản như:

- Biết thiết kế và viết thiệp mời trong tổ chức sự kiện

- Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

- Nghĩ đến phương tiện đưa đón hợp lí ( nếu cần)

- Phương án dự phòng thời tiết trong chương trình sự kiện

- Các dịch vụ cần đáp ứng trong chương trình sự kiện

- Sắp đặt bố trí bên ngoài và bên trong phòng tổ chức sự kiện

Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng mà mỗi doanh nghiệp sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện doanh nghiệp thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

Cần phải gắn bó và quan sát theo dõi chương trình từ đầu đến cuối để có thể nắm rõ tình hình cũng như là ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. 

Nếu một chi tiết nhỏ nào đó bị hỏng trong chương trình thì có thể kết quả sẽ bằng không vì nó ảnh hưởng đến rất nhiều đối tượng. Vì vậy, nhân viên event phải biết cách chuẩn bị kĩ lưỡng từng chi tiết trong chương trình.

>>> Xem thêm: tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Đã có rất nhiều sự cố trong chương trình xảy ra như hệ thống máy lạnh kém không đủ làm lạnh, âm thanh ánh sáng không chất lượng, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất. hệ thông an ninh thì lỏng lẻo không hiệu quả và đảm bảo cho mọi người. 

Có nhiều đơn vị sau khi setup chương trình xong nhưng lại không có thời gian tổng duyệt và chạy thử do những lí do về việc tiền thuê địa điểm được tính bằng giờ nên gây nhiều khó khăn nhiều cho việc chạy thử chương trình.

Nếu muốn chạy chương trình và có thời gian hơn thì doanh nghiệp phải chi tiền thêm để chi phí cho thời gian. Tất cả những sự kiện khi được tổ chức, đều phải dự tính rủi ro khủng hoảng để đảm bảo có thể xử lí và hoàn thiện chương trình . 

Kế hoạch tổ chức sự kiện Doanh nghiệp luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có. Việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự trù sẽ giúp công việc được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn không khiến daoh nghiệp bị bối rối, mất điểm khi gặp sự cố.

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải quan tâm tới rất nhiều yếu tố. Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Tín Phát sẽ nhiệt tình tư vấn và tổ chức sự kiện theo phong cách riêng của bạn.

Bạn cần tư vấn tìm đơn vị tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp hãy liên hệ đến với chúng tôi:

CÔNG TY SỰ KIỆN VÀ TRUYỀN THÔNG TÍN PHÁT đơn vị tổ chức sự kiện doanh nghiệp uy tín chuyên nghiệp 
ĐC: Phòng 2803 - G3, Vinhomes Green Bay Mễ Trì. Số 7, Đại lộ Thăng long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt nam.
ĐT: 0243.7970.035 / 0243.2242.902
WEBSITE: tinphat.com.vn