Kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu chuyên nghiệp và hoàn hảo

Bạn đang loay hoay lo lắng không biết phải lập kế hoạch tổ chức sự kiện doanh nghiệp như nào? Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết sẽ giúp bạn phòng ngừa rủi ro tối đa và đảm bảo thành công cho sự kiện. 

Với kinh nghiệm Là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với bất cứ chương trình nào dù là sự kiện ngoài trời hay sự kiện trong nhà Tín Phát dù không thể cho bạn biết chính xác chi tiết những việc bạn cần làm, bởi nó phụ thuộc lớn vào sự kiện bạn đang được phụ trách, nhưng  với quy mô lớn nhỏ khác nhau thì cũng đều cần có những bước tiến hành nhất định.

Bài viết dưới đây của tinphat.com.vn xin chia sẻ với các bạn những bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu hoàn hảo cho sự kiện chuyên nghiệp của mình.

Mỗi một sự kiện được tổ chức với quy mô và cách thức khác nhau nhưng sự kiện nào cũng quan trọng theo cách riêng của nó. Vậy nên trước khi sự kiện được diễn ra, bạn cần lên một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Những bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu 

1. Cần xác định mục đích, mục tiêu tổ chức sự kiện

Trước khi bắt tay vào lên mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện, bạn cần nắm rõ sự kiện mình sắp tổ chức là gì? 

Mục đích của sự kiện có thể là giới thiệu sản phẩm mới kỷ niệm ngày thành lập,  hay là tổ chức tiệc cuối năm, lễ khai trương, lễ kỉ niệm thành lập công ty,…  tri ân khách hàng hoặc công bố thông tin quan trọng mà đơn vị tổ chức muốn công chúng biết đến.

Việc xác định loại hình tổ chức sự kiện rất quan trọng, nó giúp bạn hiểu những bước tiếp theo mình cần thực hiện trong khâu lên kế hoạch tiếp theo của sự kiện.

2. Xác định đối tượng sự kiện

Trong các sự kiện, tiệc thì khách mời là đối tượng chính tạo nên không khí cho sự kiện. Bạn cần lên danh sách khách mời dựa trên mục tiêu của sự kiện bạn tổ chức là gì. Danh sách khách mời nên có được phân loại cụ thể và chi tiết như: các đối tượng khách mời thuộc độ tuổi, trình độ, tầng lớp xã hội… nào?.

Từ đó sẽ giúp bạn giảm thiểu vấn đề mời thiếu khách hoặc số lượng khách tham dự vượt quá so với dự kiến. Hơn nữa, từ đây với số lượng khách mời bạn cũng có thể chuẩn bị chu đáo các khâu tiếp theo như chuẩn bị quà tặng khách mời, lên thực đơn tiệc,…

3. Xây dựng thông điệp

Thông điệp sự kiện là nội dung mà đơn vị tổ chức sự kiện muốn truyền tải đến khách mời tham dự. Đây là cách để gây ấn tượng về sản phẩm, thương hiệu cho khách mời sau khi chương trình kết thúc, đồng thời cũng là một điểm nhấn tạo nên sự khác biệt cho mỗi sự kiện hay event.

4. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

Sau khi xác định được đối tượng, mục đích của buổi sự kiện bạn cần xác định được thời gian, địa điểm tổ chức event sao cho phù hợp với đối tượng tham dự sự kiện.

5. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản tổ chức sự kiện bao gồm tất cả các hạng mục, nội dung diễn ra trong chương trình. Một kịch bản cần phải vừa phù hợp
đích tổ chức, vừa truyền đạt hiệu quả thông điệp sự kiện đến đúng đối tượng mục tiêu.

6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện cần được bắt đầu từ trước khi tổ chức sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc là cách để doanh nghiệp thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu. 

Sau khi chương trình sự kiện kết thúc, doanh nghiệp cần tranh thủ sự quan tâm của khách tham dự để tổ chức các hoạt động xúc tiến, quảng bá, đem lại hiệu quả cho hoạt động thưong mại, kinh doanh.

7. Xác định ngân sách cho mỗi event

Sau khi xây dựng kịch bản chương trình, bạn đã biết các hạng mục cần có trong sự kiện. Việc bạn cần làm là xác định ngân sách sao cho phù hợp với các hạng mục đó và tiến hành điều chỉnh nếu chưa hợp lý.

8. Xác định tiến độ thực hiện

Xác định tiến độ thực hiện hay kế hoạch timeline timeline là việc bạn xác định khoảng thời gian từ khi bắt tay vào việc chuẩn bị tổ chức sự kiện cho đến khi sự kiện kết thúc. Đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho từng hạng mục công việc, đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng tiến

9. Phân tích, đánh giá hiệu quả của sự kiện

Việc nhận xét, đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc cũng là bước rất quan trọng khi lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện. Hiệu quả của sự kiện sẽ được đo lường, đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu so với kết quả sự kiện đạt được, từ đó bạn có thể biết event có được thành công hay không?

Trên đây là những bước lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu chung nhất cho mọi event và sự kiện mà mỗi khi các công ty doanh nghiệp muốn tổ chức. Đối với mỗi sự kiện chắc chắn sẽ có những tính chất và đặc điểm và yêu cầu khác nhau. Nếu bạn đang băn khoăn về việc lập kế hoạch tổ chức event của mình sao cho thật chuyên nghiệp.

Hãy liên hệ đến công ty tổ chức sự kiện Tín Phát để được tư vấn tận tâm, phục vụ tận tình và đem đến những chương trình được tổ chức thành công, hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Xu hướng tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp hiện nay

CÔNG TY SỰ KIỆN VÀ TRUYỀN THÔNG TÍN PHÁT
ĐC: Phòng 2803 - G3, Vinhomes Green Bay Mễ Trì. Số 7, Đại lộ Thăng long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt nam.
ĐT: 0243.7970.035 / 0243.2242.902
WEBSITE: tinphat.com.vn