Những bí quyết cho tổ chức sự kiện doanh nghiệp thành công

Sự kiện là một hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực: văn hóa, xã hội, chính trị,....quy tụ nhiều người trong cùng một không gian, địa điểm, thời gian và cùng hướng tới một vấn đề chung. Để tổ chức sự kiện thành công cần phải quan tâm tới rất nhiều yếu tố.

Với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Tín Phát sẽ chia sẻ đến bạn bí quyết để tổ chức 1 sự kiện thành công cho doan nghiệp.

Hoạt động tổ chức của một sự kiện đó là hoạt động tiếp thị và PR nhằm quảng bá và nâng cao uy tín của doanh nghiệp đây được coi là công cụ hỗ trợ giải pháp marketing quan trọng của một doanh nghiệp. Chính vì thế để tổ chức sự kiện thành công bạn cần có sự tỉ mỉ, chu đáo, sáng tạo và một vài bí quyết.

Tổ chức sự kiện thành công gồm những gì?

1. Tìm hiểu, xác định đúng đối thượng khách hàng

Nhằm mang mang lại hieuj quả cho sự kiện diễn ra được thuận lợi và thành công thì việc đầu tiền người làm tổ chức cần xác định được mục đích sự kiễn diễn ra hướng đến vấn đề gì? Rồi tiếp đó cần phải xác định rõ trước khi tổ chức sự kiện đó là khoanh vùng nhóm khách hàng mục tiêu mà công ty nhắm tới. 

Điều này rất quan trọng bởi vì một khi biết rõ đối tượng khách hàng bạn mới có thể lên kế hoạch chi tiết để có những cách thức thu hút nhóm đối tượng này đến tham gia.

>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm cần biết tổ chức sự kiện doanh nghiệp

Tránh trường hợp sai đối tượng khách hàng, hiệu quả thu được lại không được như mục tiêu đề ra ban đầu. Nhiều trường hợp còn xảy ra những phản ứng ngược, dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp.

2. Tổ chức sự kiện có ý nghĩa

Sự kiện thành công tức là bạn đã tiếp cận được với khách hàng tiềm năng, những người đã đang và sẽ cần sử dụng sản phẩm của bạn. Để đạt được điều đó, bạn phải tạo được ấn tượng tốt với khách hàng trong sự kiện. Trong thời gian diễn ra sự kiện người thực hiện nên lồng ghép những ý nghĩa nhân văn vào các hoạt động của sự kiện cũng như sản phẩm để nâng cao hiệu quả sự kiện. 

Tuy nhiên bạn không nên giới thiệu sản phẩm một cách quá trực tiếp, vội vàng mà nên thực hiện từng bước, dẫn dắt khách hàng từ từ tiếp cận sản phẩm. Như vậy khách hàng mới không thấy quá phô và choáng ngợp và cung cấp những thông tin hữu ích về giá trị của sản phẩm mà doanh nghiệp bạn đang có, những mặt tích cực, tiện lợi của nó đối với công việc và cuộc sống đến khách hàng một cách tự nhiên nhất.

3. Sự kiện phải gây được ấn tượng, hình thức độc đáo

Thành công của một sự kiện là không gây sự nhàm chán cho khách hàng, kết thúc sự kiện mà không hề có chút ấn tượng đáng kể nào đọng lại. Đây là lúc cho sự sáng tạo của bạn phát huy, phải tạo nên sự khác biệt, những điểm nhấn trong suốt quá trình để thu hút sự chú ý của những người đến tham dự. 

Tuy nhiên để tạo nên ấn tượng đáng nhớ cho sự kiện không nhất thiết bạn phải đầu tư một cách quá công phu và tốn kém, nhiều khi chỉ với những điều đơn giản, tư nhiên lại mang đến hiệu quả một cách bất ngờ.

Điểm mấu chốt là bạn phải nắm bắt được tâm lí của nhóm khách hàng đến tham dự sự kiện, cái họ cần nhất là gì từ đó lên kế hoạch để tạo ra những bất ngờ nắm ngoài dự đoán nhưng lại là những cái họ cần, khi đó sự kiện của bạn mới thành công.

Tuy nhiên nếu sự kiện để lại ấn tượng với khách hàng nhưng lại không gắn liền với sản phẩm hay dịch vụ bạn cần quảng bá thì hiệu quả sẽ không cao. Vì thế bạn nên chú ý cân bằng 2 yếu tố này, ấn tượng đi liền với hình ảnh sản phẩm.

>>> Xem thêm: Tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

4. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiên chuyên nghiệp

Hiện nay có khá nhiều công ty, đơn vị thành lập một bộ phận chuyên tổ chức sự kiện, tổ chức hội nghị cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải với sự xuất hiện gày càng nhiều nổi lên của các đơn vị nhận tổ chức các sự kiện, tổ chức event mà làm cho các sự kiện tổ chức không đạt được hiệu quả như mong muốn.

Vì vậy bạn nên tìm đến với một đơn vị chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện chất lượng. Một trong số đó Công ty sự kiện và truyền thông Tín Phát sẽ giúp bạn đảm bảo những sai sót có thể xảy ra trong suốt quá trình tổ chức sự kiện đạt mức thấp nhất có thể và sản phẩm của doanh nghiệp bạn tiếp cận được gần hơn với khách hàng.

5. Lựa chọn cách quảng bá cho sự kiện

Một điều quan trọng góp phần vào thành công của cuộc tổ chức sự kiện đó là quảng bá rộng rãi tới khách hàng nó là một trong những bước quan trọng sẽ giúp quảng bá thông tin về sự kiện đến với khách hàng một cách cụ thể nhất để khách mời có thể nắm bắt được thông tin để đến tham dự sư kiện nếu không có công tác truyền thông thì những chuẩn bị tổ chức của bạn sẽ là vô ích.

Rất nhiều hình thức quảng bá ngày nay mà bạn có thể lựa chọn đó là: quảng cáo trên tivi, tạp chí, sóng radio, web hay các bảng quảng cáo trên phố. 

Tùy từng phương thức mà bạn phải lựa chọn cho doanh nghiệp của mình, nên chọng những cách phù hợp với chi phí công ty bỏ ra, đảm bảo nhóm đối tượng mà bạn nhắm đến có thể tiếp nhận được những thông tin về event. Có nhiều trường hợp phương thức quảng bá sai sót, thông tin về sự kiện không đến được với khách hàng dẫn đến số lượng khách đến tham gia rất ít, hiệu quả thu được cũng rất thấp.

6. Tạo mới và giữ gìn mối quan hệ sau buổi sự kiện

Tổ chức sự kiện là dịp để sản phẩm của công ty bạn tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng mới. Chính vì thế ngoài việc quan tâm đón chào những khách hàng mới thì việc chú ý đến những khách hàng cũ bạn cũng nên chào đón và trân trọng , đó là những người có thể sẽ sử dụng sản phẩm sau khi tham dự event.

Đây là một trong những điểm mạnh khi tổ chức sự kiện, củng cố những mối qua hệ cũ, thiết lập mối quan hệ mới, tạo ra mạng lưới kinh doanh ngày càng sâu rộng.

Cuối cùng kết thúc sự kiện bạn nên gửi email hỏi thăm, cảm ơn sự tham gia của các khách hàng. Điều này thể hiện sự chu đáo, chuyên nghiệp trong khâu chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Đồng thời hỏi cảm nghĩ cũng như ý kiến xây dựng của họ để công ty bạn rút kinh nghiệm cho event sau. Chắc chắn bạn sẽ ghi điểm trong mắt khách hàng vì sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.

Bạn đang cần tổ chức một sự kiện, và muốn thực hiện tốt một sự kiện đó, nhưng bạn không có kinh nghiệm nếu vậy hãy liên hệ Công ty Tín Phát để được tư vấn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hotline tư vấn và đặt dịch vụ: +84 - 24 - 37970035 / 32242902.