Tổ chức một lễ khai trương chuyên nghiệp đúng quy trình

1. Lên kế hoạch

Lên kế hoạch giúp bạn định hình được toàn bộ sự kiện khai trương mà chúng ta sắp tổ chức. Một bản kế hoạch chi tiết là khung xương, mạch máu của toàn bộ sự kiện. Có kế hoạch cụ thể trong tay, người tổ chức sự kiện sẽ dễ dàng nắm bắt đường đi nước bước, các công việc phải thực hiện và không bị lỡ mất tiến độ.

2. Phối hợp các đơn vị liên quan

Chắc chắn khi tổ chức một sự kiện khai trương, bạn sẽ có sự móc nối giữa các đơn vị hậu cần có liên quan như: bàn ghế, đồ ăn nước uống, trang trí, ca múa nhạc, âm thanh, ánh sáng, ... Việc đảm bảo các đơn vị này phối hợp với nhau nhịp nhàng và đúng tiến độ giúp khâu chuẩn bị cho ngày khai trương diễn ra trơn chu.

3. Danh sách khách mời

Khách mời là một phần không thể thiếu của bất kỳ sự kiện khai trương nào. Thậm chí, có nhiều trường hợp, khách mời mới là tâm điểm của lễ khai trương chứ không phải khổ chủ. Thành lập một danh sách khách mời từ sớm và thông báo cho họ giúp đảm bảo sự xuất hiện của họ vào ngày khai trương. 

4. Dựng khu khai trương

Bất cứ lễ khai trương nào cũng có khu diễn ra sự kiện khai trương riêng. Những yếu tố không bao giờ thiếu đó là thảm đỏ, đội múa lân, băng khánh thành, ... đều phải được kiểm tra kỹ càng và tốt nhất là nên có một buổi tập dượt. 

5. Phân bổ vị trí các khu vực

Vị trí các khu vực khi diễn ra sự kiện là một phần quan trọng không kém. Phân bổ hợp lý các khu vực giúp tối ưu hóa không gian sử dụng cho lễ khai trương. Các vị trí nổi bật như: sân khấu, chỗ ngồi của khách, cánh gà, khu chụp ảnh, ... lại càng phải được quan tâm.

6. Hệ thống nhân viên phục vụ và lễ tân

Nhân sự cho các lễ khai trương phải được chuẩn bị chu toàn từ A-Z. Tùy vào quy mô của lễ khai trương mà nhân sự có thể bao gồm từ 20-100 người. Các vị trí bắt buộc phải có bao gồm: lễ tân, nhân viên tiếp đón, bảo vệ, chỉ dẫn. 

Công ty Sự kiện & Truyền thông Tín Phát là đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Liên hệ ngay với chúng tôi để được nhận tư vấn miễn phí.

CÔNG TY SỰ KIỆN VÀ TRUYỀN THÔNG TÍN PHÁT
ĐC: Phòng 2803 - G3, Vinhomes Green Bay Mễ Trì. Số 7, Đại lộ Thăng long, Phường Mễ trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt nam.
ĐT: 0243.7970.035 / 0243.2242.902
WEBSITE: tinphat.com.vn